• nl
  • en
Menu
Inzagerecht uitgebreid tot interne documenten: misser of nieuwe lijn?

Inzagerecht uitgebreid tot interne documenten: misser of nieuwe lijn?

20 september 2019

Op dinsdag 17 september 2019 deed het Hof Den Haag uitspraak in een voor het privacyrecht interessante zaak. De zaak ging over de vraag of een kerkelijk gemeentelid inzage mocht hebben in alle stukken waar diens persoonsgegevens in zijn opgenomen. Het Hof komt tot het oordeel dat dit volledig het geval is. Terwijl de lijn in de rechtspraak tot nu toe steeds was dat notities voor intern overleg en beraad buiten het inzagerecht vallen. Het Hof gaat aan die vaste lijn voorbij. Deze uitspraak heeft ook buiten de kerk gevolgen. Bijvoorbeeld voor het recht van de werknemer op inzage in zijn personeelsdossier. In dit artikel wordt ingegaan op de juridische aspecten van deze uitspraak, maar ook op de praktische gevolgen hiervan. Eerst wordt de casus kort geschetst. Daarna wordt het juridische kader van het inzagerecht uitgewerkt en naast de uitspraak gelegd.

Casus

Aanleiding voor deze kwestie was een verzoek van het gemeentelid om inzage in de documenten van de kerk waarin haar persoonsgegevens zijn verwerkt. De kerk heeft dat verzoek deels gehonoreerd. Het gemeentelid is echter van mening dat zij een inzagerecht heeft op alle documenten waar haar persoonsgegevens in staan. Volgens de kerk gaat het om een ‘fishing expedition’: het gemeentelid zoekt een stok om mee te slaan in het al langlopende conflict met de kerk. Ook stelt de kerk dat het inzagerecht niet ziet op documenten die persoonlijke opvattingen van kerkenraadsleden bevatten en zijn bestemd voor intern overleg en beraad. De rechtbank heeft in eerste aanleg de kerk grotendeels gevolgd, slechts een deel van de gevraagde documenten moest aan het gemeentelid verstrekt worden.

Het inzagerecht

Op grond van artikel 15 AVG bestaat een recht van inzage voor een betrokkene. Die moet informatie krijgen over de persoonsgegevens die over hem worden verwerkt en op welke wijze dat gebeurt. Dit recht is vrij absoluut. De AVG kent een aantal uitzonderingen daarop, onder meer de rechten van derden en de bescherming van algemene belangen. Die uitzonderingen kunnen maken dat binnen een document delen zwartgelakt moeten worden of dat in bepaalde stukken helemaal geen inzage hoeft te worden gegeven.

In artikel 15 AVG is ook een recht op kopie van de persoonsgegevens opgenomen. Er staat niet dat je altijd recht hebt op een kopie van de documenten waar persoonsgegevens in staan. De rechtspraak geeft hierover aan dat de persoonsgegevens in een begrijpelijk en volledig overzicht verstrekt moeten worden. Slechts als persoonsgegevens zich niet lenen voor weergave in een overzicht, moet een kopie van het document zelf verstrekt worden.

Volgens – tot op heden vaste – jurisprudentie ziet het inzagerecht niet op interne notities die de persoonlijke opvattingen van medewerkers van de verwerkingsverantwoordelijke bevatten en die uitsluitend bedoeld zijn voor intern overleg en beraad. In Europese rechtspraak is bepaald dat juridische analyses naar aanleiding van persoonsgegeven ook niet als persoonsgegevens kwalificeren en daarom niet onder het inzagerecht vallen. Ook correspondentie tussen advocaat en cliënt, die valt onder het beroepsgeheim, valt bijvoorbeeld niet onder het inzagerecht.

Uitspraak Hof Den Haag

Terug naar de uitspraak van het Hof. Het betrokken gemeentelid vraagt inzage in alle documenten die haar persoonsgegevens bevatten. Volgens het Hof heeft het gemeentelid recht op inzage in de persoonsgegevens in ruime zin. De interne stukken bevatten persoonsgegevens en vallen daarom in eerste instantie onder de AVG en het inzagerecht.

Maar, tot voor kort was er dan nog de uitzondering van interne notities. Het Hof erkent die uitzondering hier alleen niet. Volgens het Hof volgt die uitzondering niet uit de Wbp of de AVG. Het is opvallend dat in de uitspraak niet wordt verwezen naar Europese en nationale rechtspraak die deze uitzondering wel erkennen.

Of sprake is van een beperking wegens rechten van derden, moet volgens het Hof binnen een document zelf beoordeeld worden. Bijvoorbeeld door gegevens van derden zwart te lakken. Praktisch gezien zou een persoonlijke opvatting van iemand onder het inzagerecht vallen, maar van wie de opvatting is, moet worden weggelaten. De kerk moet daarom van het Hof per passage afwegen of er rechten van derden in het geding komen als inzage wordt gegeven. Het Hof suggereert voor die belangenafweging een onafhankelijke derde te benoemen.

Enkele opmerkingen

De uitspraak van het Hof Den Haag is verrassend, omdat deze afwijkt van de rechtspraak tot op heden. Daarbij komt dat de uitspraak grote gevolgen kan hebben. Immers, voorheen leken persoonlijke gedachten niet onder het inzagerecht te vallen. Dat betekent dat iemand zich in een vertrouwelijke setting kon uiten en persoonlijke gedachten vrij kan weergeven. Of dat zo blijft, is met deze uitspraak onzeker geworden.

De vertrouwelijkheid van interne stukken beoogt mensen de ruimte en vrijheid te bieden om hun opvattingen te delen. Dat gaat daarom rechtstreeks over de vrijheid van meningsuiting en de daarop gebaseerde grondrechten. De vrijheid van het kunnen uiten (en vastleggen) van iemands opvattingen wordt bedreigd op het moment dat die opvattingen te allen tijde bekend kunnen worden bij de persoon waarover het gaat. Dan kan in bepaalde verhoudingen bijzonder kwetsbaar zijn. Daarbij valt te denken aan kwetsbare, pastorale situaties, maar ook aan de verhouding tussen werkgever en werknemer. Immers, als de werkgever in het personeelsdossier persoonlijke aantekeningen opneemt waarmee een ontslagdossier wordt opgebouwd, is het erg ongelukkig dat de werknemer daar via een inzageverzoek van op de hoogte komt en op kan anticiperen.

Anderzijds moet de uitzondering van interne stukken ook niet in de hand werken dat teveel als intern stuk wordt gekwalificeerd en daarom buiten het inzagerecht zou vallen. Ook daarvoor moet gewaakt worden. Maar of de route die het Hof kiest daar het beste voor is, valt te bezien.

In ieder geval heeft de uitspraak mogelijk tot gevolg dat de beantwoording van een inzageverzoek extra werk gaat vergen. Alle documenten met de persoonsgegevens van een betrokkene moeten naast verzameld ook uitvoerig inhoudelijk worden doorgewerkt en geredigeerd.

Het mondeling bespreken van personen en het uiten van opvattingen valt niet onder werking van de AVG. In het licht van deze uitspraak is het daarom van belang om na te gaan wat allemaal vastgelegd wordt, digitaal en op papier. Als minder wordt vastgelegd, kan ook in minder inzage gegeven worden. Tegelijk kan vastlegging uit het oogpunt van dossiervorming, efficiëntie en bewijs juist relevant zijn.

Conclusie

Met de uitspraak van 17 september 2019 heeft het Hof Den Haag het inzagerecht onder de AVG uitgebreid tot alle stukken waar persoonsgegevens van de betrokkene in staan. Daarmee wordt de bestaande beperking van interne stukken opzij geschoven. Deze wijziging in de jurisprudentie heeft potentieel grote gevolgen voor het afhandelen van inzageverzoeken in de toekomst en voor de wijze van notuleren en verslaglegging door organisaties. Of de uitspraak in stand houdt, is de vraag. Er zijn immers kanttekeningen bij de uitleg van het Hof te plaatsen. Het zou interessant zijn om de Hoge Raad te vragen zich hierover uit te laten.

Dit artikel is geschreven door mr. J.H. (Henk-Jan) Ligtenberg verbonden aan de praktijkgroep privacyrecht.

Wilt u op de hoogte blijven?

  • nl
  • en