Boek 2 BW geeft termijnen voor het opmaken en deponeren van de jaarrekening van bv’s.
Het bestuur dient uiterlijk binnen vijf maanden na het einde van het boekjaar een jaarrekening op te maken. De algemene vergadering kan deze termijn met maximaal vijf maanden verlengen. Daarmee is de uiterste termijn voor het opmaken van de jaarrekening tien maanden na afloop van het boekjaar. Bij een boekjaar gelijk aan het kalenderjaar dient de jaarrekening dus uiterlijk op 31 oktober te zijn opgemaakt. Uitgangspunt is dat de jaarrekening daarna door de algemene vergadering wordt vastgesteld, maar de wet geeft daar geen expliciete termijn voor.
De publicatie van de jaarrekening is aan harde termijnen gebonden: de jaarrekening dient binnen acht dagen na vaststelling, maar in ieder geval (dus ook óók in het geval dat geen vaststelling heeft plaatsgevonden) uiterlijk 12 maanden na afloop van het boekjaar te worden gedeponeerd bij het handelsregister van de Kamer van Koophandel.
Vereenvoudigd vastgestelde jaarrekeningen
Ondanks deze duidelijke termijnen bestaat er echter al jaren discussie over de uiterste deponeringstermijn van vereenvoudigd vastgestelde jaarrekeningen. Dat wil zeggen: in de situatie dat alle aandeelhouders tevens bestuurder van de bv zijn. Sinds de flexibilisering van het bv-recht per 1 oktober 2012 geldt de ondertekening van de jaarrekening in dat geval immers direct als vaststellingsmoment. Hierdoor zou de uiterlijke termijn van deponering van de jaarrekening voor bv’s waarvan alle aandeelhouders tevens bestuurder zijn, (thans) 10 maanden en 8 dagen bedragen. Als uiterste deponeringstermijn wordt in de praktijk dan ook (veelal) 8 november aangehouden. Deze verkorte deponeringstermijn werd in het algemeen als onbedoeld bijeffect gezien, maar destijds aangekondigde reparatiewetgeving is er nooit gekomen.
In een recente uitspraak heeft het Gerechtshof Den Bosch (13 september 2022, ECLI:NL:GHSHE:2022:3141) hierover geoordeeld dat het opmaakbesluit van de jaarrekening en de ondertekening daarvan verschillende rechtshandelingen zijn. Het Hof overweegt in r.o. 3.28:
“De ondertekening van de jaarrekening is echter, anders dan [de N.V.] impliciet betoogt, geen onderdeel van het opmaken van de jaarrekening. De ondertekening van de jaarrekening heeft als functie dat het bestuur te kennen geeft dat het instemt met de inhoud van de opgemaakte jaarrekening en is als zodanig een zelfstandige rechtshandeling. De wetgever heeft dit tot uitdrukking gebracht door de verplichting tot ondertekening in een afzonderlijk lid te regelen. Een termijn voor de ondertekening is door de wetgever niet bepaald en zij kan dus ook nog na afloop van de termijn voor het opmaken van de jaarrekening worden gedaan. Dat brengt mee dat de in artikel 2:210 lid 1 BW bepaalde termijn voor het opmaken van de jaarrekening voor de rechtspersonen waarop artikel 2:210 lid 5 BW van toepassing is, niet tevens de termijn is waarbinnen de jaarrekening moet worden ondertekend en vastgesteld.”
Deze uitspraak impliceert de mogelijkheid de (tijdig) opgemaakte jaarrekening nog niet te ondertekenen. De opgemaakte maar niet ondertekende (en daarmee nog niet vastgestelde jaarrekening) hoeft in dat geval dan niet op uiterlijk 8 november te worden gepubliceerd. In de hierboven geciteerde uitspraak kwam het Hof dan ook tot het oordeel dat de ‘gewone’ uiterste publicatiedatum van 12 maanden na het verstrijken van het boekjaar gold.
Zolang de Hoge Raad zich nog niet definitief over deze mogelijkheid heeft uitgesproken of zolang de wetgever zich hierover niet heeft uitgelaten, is er geen volstrekte zekerheid over de uiterste publicatiedatum. Alleen al vanwege de grote consequenties die verbonden zijn aan het te laat deponeren van de jaarrekening (in geval van faillissement staat daarmee onweerlegbaar vast dat sprake is van kennelijk onbehoorlijk bestuur), bestaat de verwachting dat veel bestuurders vanuit defensieve overwegingen de publicatiedatum van 8 november zullen aanhouden. Dat lijkt ook verstandig. Waarom als bestuurder een gemakkelijk te vermijden risico lopen?
Deze bijdrage is geschreven door mr. Jeroen van der Pouw Kraan, verbonden aan de praktijkgroepen Ondernemingsrecht en Insolventierecht.
