Bij het einde van een dienstverband blijkt tijdens de afwikkeling nog wel eens dat de vertrekkende werknemer een stuwmeer aan vakantiedagen heeft opgebouwd. De financiële vergoeding die daar tegenover staat, overstijgt geregeld enkele maandsalarissen. Een leuk zakcentje voor de werknemer, maar een minder aangename verrassing voor de werkgever. Die gaat er namelijk vaak van uit dat de meeste vakantiedagen allang waren vervallen. Maar, dat is niet altijd het geval. Hoe voorkom je zulke stuwmeren? In deze bijdrage leest u het antwoord.
Wettelijke versus bovenwettelijke vakantiedagen
Er zijn (a) wettelijke vakantiedagen en (b) bovenwettelijke vakantiedagen. Wettelijke vakantiedagen zijn de vakantiedagen waar de werknemer op grond van de wet minimaalrecht op heeft. Het aantal wettelijke vakantiedagen bedraagt vier keer het wekelijkse aantal arbeidsuren. Dit is – bij een gelijkblijvend aantal werkuren – dus altijd vier volledige weken. Veel werknemers hebben echter recht op meer vakantiedagen dan dit wettelijk minimum. Die extra vakantiedagen worden de bovenwettelijke vakantiedagen genoemd. Hoeveel bovenwettelijke vakantiedagen een werknemer heeft, volgt uit de individuele arbeidsovereenkomst of de cao.
Voorbeeld: werknemer X werkt op basis van een fulltime dienstverband. In zijn arbeidsovereenkomst staat dat hij recht heeft op 25 vakantiedagen per jaar. Het totaal aantal vakantiedagen kan als volgt worden onderverdeeld:
Verval en verjaring van vakantiedagen
Onbeperkt vakantiedagen sparen is in beginsel niet mogelijk. Vakantiedagen die niet worden opgenomen vervallen of verjaren namelijk na verloop van tijd. Zo worden werknemers gestimuleerd om regelmatig vakantiedagen op te nemen en te voldoen aan de functie van vakantie, namelijk: recupereren. Het verschil tussen verval en verjaring is dat een verjaringstermijn door de werknemer kan worden verlengd en een vervaltermijn niet. Of een vakantiedag vervalt of verjaart, hangt af van het type vakantiedag. Wettelijke vakantiedagen vervallen na een half jaar na het kalenderjaar waarin ze zijn opgebouwd (mits de werknemer door de werkgever goed wordt geïnformeerd, zie hieronder). Bovenwettelijke verjaren na vijf jaar na het kalenderjaar waarin zij zijn opgebouwd. Daarbij geldt dat de verjaring van deze bovenwettelijke vakantiedagen door de werknemer kan worden voorkomen (gestuit) met een brief of e-mail aan de werkgever. Uit deze mededeling – die voor het verlopen van de verjaringstermijn moet worden gestuurd – moet blijken dat de werknemer na het verjaren nog recht wil blijven houden op deze bovenwettelijke dagen. Hierdoor begint er een nieuwe verjaringstermijn van vijf jaar te lopen.
Voorbeeld: werknemer X bouwt in het jaar 2020 volgens zijn arbeidsovereenkomst 25 vakantiedagen op: 20 wettelijke vakantiedagen en 5 bovenwettelijke vakantiedagen. De 20 wettelijke vakantiedagen vervallen per 1 juli 2021 (een half jaar na het kalenderjaar waarin de dagen zijn opgebouwd). De 5 bovenwettelijke vakantiedagen verjaren pas per 1 januari 2026. Indien werknemer X vóór 1 januari 2026 schriftelijk aan zijn werkgever laat weten dat hij zijn aanspraak op de bovenwettelijke vakantiedagen wil blijven behouden, wordt de termijn van vijf jaar nog eens met vijf jaar verlengd. In dat geval blijven de bovenwettelijke vakantiedagen die zijn opgebouwd in het jaar 2020 dus houdbaar tot uiterlijk 1 januari 2031.
Informatieplicht werkgevers
Let wel, vakantiedagen vervallen niet altijd. Werkgevers zijn namelijk verplicht om hun werknemers daadwerkelijk in staat te stellen vakantie op te nemen. Laat de werkgever dat na, dan heeft dat tot gevolg dat de vakantiedagen niet vervallen, dan wel verjaren (en dus langer ‘houdbaar’ blijven). Zodoende kunnen onbedoeld stuwmeren aan vakantiedagen ontstaan. Wat houdt die plicht precies in? Werkgevers hoeven hun werknemer niet te dwingen om op vakantie te gaan. Wel moeten zij hun werknemers steeds concreet en tijdig informeren over de gevolgen van het niet tijdig opnemen van vakantiedagen. Pas als de werkgever aan deze informatieplicht heeft voldaan – én hij dat ook kan aantonen – geldt de wettelijke vervaltermijn van zes maanden.
Wat moet u concreet doen?
Werkgevers doen er dus goed aan om hun werknemers minstens één keer per jaar schriftelijk te informeren over (a) de omvang van hun verlofsaldo, (b) dat de wettelijke vakantiedagen voor 1 juli van het volgende jaar moeten worden opgenomen en (c) dat die vakantiedagen vervallen als ze niet tijdig worden opgenomen. Het enkel verwijzen naar een HR-systeem waarin werknemers hun verlofsaldo kunnen checken, is niet voldoende. Sla de schriftelijke attendering ook altijd op in het personeelsdossier, zodat u later kunt aantonen dat u als werkgever periodiek aan de informatieplicht hebt voldaan. Hierbij dient opgemerkt te worden dat de vakantiedagen die als eerste vervallen dan wel verjaren, als eerste opgenomen worden.
Om te voldoen aan de informatieplicht, kan de volgende tekst worden gehanteerd: ‘Met deze brief informeren we je dat je nog [aantal] vakantiedagen hebt openstaan. Daarvan zijn [aantal] dagen aan te merken als wettelijke vakantiedagen en [aantal] dagen als bovenwettelijke vakantiedagen. De wettelijke vakantiedagen dien je voor 1 juli [jaartal] op te nemen. Doe je dat niet, dan komen ze te vervallen. Dat betekent dat je ze niet langer kunt opnemen en ook niet uitbetaald krijgt. De bovenwettelijke vakantiedagen blijven geldig tot vijf jaar na het jaar waarin ze zijn opgebouwd. Ook die vakantiedagen moet je tijdig opnemen. Mocht je naar aanleiding van dit bericht nog vragen hebben, dan horen we het graag.’
Heeft u naar aanleiding van dit artikel vragen? Neem dan contact op met een van onze arbeidsrechtspecialisten.
